Políticas de gestão de estoques (1/3)

Políticas de gestão de estoques (1/3)

A implantação de uma política de estoques resulta diretamente na fluidez das atividades da empresa através de planejamentos concisos para a utilização de seus recursos. O estoque é o principal instrumento que dá seguimento às tarefas da empresa e ele precisa ser dimensionado conforme os padrões adotados para que os setores sejam bem atendidos. Saber o que e quando a empresa tem que comprar para saber o que, quanto e quando deverá produzir, com absoluto controle dos custos e conhecendo sua movimentação para assegurar o atendimento e a reposição de forma mais enxuta possível sem a geração de prejuízos, são os pontos cruciais e pertinentes a uma política de estoques eficiente e desejada por qualquer empresa que perceba seu estoque como seu maior bem – junto com seus clientes.

Dentro de uma organização, o estoque é visto de forma diferente pelos setores cujas atividades dependam de um alinhamento entre seu planejamento e a disponibilidade de recursos. Para que o setor de produção não produza além do necessário de sua margem de segurança, para que o setor comercial não eleve demasiadamente o estoque para garantir o atendimento aos clientes, para que o setor financeiro não comprometa seu fluxo de caixa e para que a empresa não exceda seu projeto de capital total investido, sendo o estoque o elemento-chave para todo esse controle, é necessária a criação e orquestração de uma política de estoques bem definida e adequada ao tipo de mercado.

A definição de uma política de estoques

Para a definição de uma política de estoques adequada e eficiente, o objetivo sempre será o menor estoque possível com o maior nível de atendimento aos clientes, internos e externos. Para isso, ao planejar, se faz necessário responder a quatro perguntas para iniciar a definição dessa política:

– Quantos e quais os itens considerados estratégicos para a operação?

– Qual a relação de demanda do item (estoque – produção – vendas)?

– Qual a quantidade necessária e quanto tempo para a reposição?

– Quais os fornecedores e quais são as alternativas?

O segundo passo está ligado aos métodos para aquisição e armazenagem, aos controles e à manutenção do estoque acerca de sua movimentação – e sempre buscando a movimentação, pois estoque parado é sinal de que algo está errado.

Os processos

Seguindo essa lógica, os métodos também estarão focados nos processos de homologação dos fornecedores para a melhor aquisição, no correto manuseio dos itens no recebimento e na disposição, no melhor layout na armazenagem, em inventários periódicos para a checagem da quantidade e do estado dos itens. As checagens para a reposição do estoque sempre estarão presentes nas etapas dos processos observando o giro para evitar aumento de custos com eventuais mudanças ou erros de cálculo e a validade ou obsolescência de itens.

O cadastramento

Quanto ao controle, o cadastramento correto dos itens em sistemas com seus grupos e subgrupos é extremamente importante e deve ser definido um setor com competências para tal. Geralmente essa tarefa é delegada ao setor de compras ou ao almoxarifado para evitar duplicidades ou entendimentos diferentes acerca da nomenclatura dos itens. O cadastro é a base de todos os controles e, caso haja divergências, todas as tarefas poderão estar em risco.

A flexibilidade

O ponto mais importante a se observar ao definir uma política de estoques é que, mesmo com a definição de metas e com um acompanhamento rigoroso, as normas jamais devem perder sua flexibilização diante das mudanças do mercado, da adequação ou da expansão da empresa e nem das mudanças relativas ao ciclo de vida dos produtos (introdução, crescimento, maturidade e declínio) bem acompanhado pelo departamento de marketing. O engessamento coloca em risco a harmonia entre os setores, a modernização dos produtos, os processos de melhoria contínua, o uso racional do estoque, a satisfação dos clientes e, assim, a própria vida da empresa.

Abordadas as necessidades para implantação de políticas de estoques, prosseguiremos nos próximos artigos falando sobre seu gerenciamento. Até lá!

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Foi Coordenador de Logística na Têxtil COTECE S.A.; Responsável pela Distribuição Logística Norte/Nordeste da Ipiranga Asfaltos; hoje é Consultor na CAP Logística em Asfaltos e Pavimentos (em SP) que, dentre outras atividades, faz pesquisa mercadológica e mapeamento de demanda no Nordeste para grande empresa do ramo; ministra palestras sobre Logística e Mercado de Trabalho.