Logística, TI e o Mundo Virtual

Matéria publicada na edição 06 de setembro de 2008 da Revista MundoLogística:

Logística Virtual: A Tecnologia da Informação e o Mundo Virtual Barateando e Simplificando o Fluxo de Materiais – Novas estratégias de gestão que melhoram o desempenho e diminuem custos

Autores: Leandro Callegari Coelho, Neimar Follmann, Carlos Taboada, Ronaldo Cristo.

Este artigo aborda a logística virtual como ferramenta para melhoria da eficiência operacional e obtenção de vantagem competitiva no mundo empresarial, especialmente no setor produtivo. As técnicas da logística virtual, ou e-logistics como tem sido tratada, devem ser extrapoladas do mundo virtual, das empresas baseadas na Internet, para suprir empresas físicas com novos conceitos sobre estoques, produção, disponibilidade e mercado consumidor. Estes conceitos são explicados com exemplos e ilustrações que facilitam o entendimento e a aplicação. Como resultado, ocorre o melhor uso dos recursos logísticos, maior flexibilidade e sem dúvida a aplicação de um novo e melhor modelo de gestão do negócio.

A era da tecnologia e do conhecimento reservou para todos um pouco de seu principal componente – o mundo virtual. Este ambiente é algo muitas vezes não percebido pelo consumidor e nem mesmo pelos administradores, que não identificam nele uma possibilidade de novos negócios e melhores meios de gestão. Há tempos a sociedade vem convivendo com as mais diversas formas de virtualização. Seja em ambientes educacionais, onde o professor encontra-se a quilômetros de distância, mas tão presente quanto a própria televisão, seja em transações bancárias via internet, caixas eletrônicos, telefones e celulares, deixando para trás as longas filas e horas de espera dentro das agências bancárias, ou ainda através da comodidade e praticidade de se enviar um e-mail, conversar num chat ou usar um Iphone. Esse fenômeno tem como base duas características importantes: a tecnologia da informação – TI e o conceito de valor percebido pelo cliente.

A TI refere-se às soluções que permitem atualmente uma ampla troca de dados em tempo real. E o valor refere-se à percepção que o cliente tem sobre um produto, o que é muito influenciado pela logística, pois, ela influencia tanto os benefícios como os custos de obtenção. Correlacionando-se TI, valor e uma concorrência cada vez mais acirrada, tem-se uma justificativa do porque muito do que é visto atualmente está se transportando para a rede mundial de computadores.

O mundo dos negócios está evoluindo e se atualizando. Termos como e-business ou e-commerce já estão inseridos no vocabulário de muitos gestores. Com as funções da logística estas mudanças não poderiam ser diferentes. No entanto, surge uma dúvida: como tratar as funções clássicas da logística como transportes, estoques e cadeia de suprimentos de maneira virtual? O termo e-logistics representa um conjunto de conceitos, que já são empregados, e responde a essas e outras perguntas, conforme será visto a seguir.

É importante destacar que este artigo não trata do uso de ferramentas como vendas online ou portais na internet para disseminar a informação da empresa. A idéia é utilizar novas formas de gestão em processos tradicionais, tais como os conceitos e conhecimentos vindos da virtualização aplicados à logística.

O Contexto Virtual

Atualmente não se consegue mais fazer um produto de sucesso sem estabelecer parcerias; é preciso integrar-se com os parceiros da cadeia de suprimentos para gerar benefícios maiores e custos menores para o cliente final. Neste sentido, nota-se que a interação entre os participantes do processo de agregação de valor tornou-se indispensável para o êxito das empresas, como já foi discutido no artigo “A flexibilidade na cadeia de suprimentos”, na 3ª edição desta revista. Com o advento da Internet, as possibilidades de integração entre diferentes companhias foram infinitamente ampliadas devido à facilidade de comunicação em rede e em tempo real. Assim como a logística permitiu a virtualização de processos de compra e venda – através da venda online e dos grandes portais de varejo online – o mundo virtual também oferece alternativas para a gestão de processos tradicionais, como será visto a seguir.

A e-logística pode ser definida como o mecanismo que automatiza o processo logístico para promover a integração e o cumprimento dos serviços de gerenciamento da cadeia de suprimentos para todos os envolvidos no processo. Com esta filosofia de integração virtual, Mike Clarke, um pesquisador da Universidade de Cranfield, Inglaterra, vê que é possível tratar separadamente os aspectos físicos e informativos da logística fazendo com que, através da Internet, seja possível controlar o fluxo de vários produtos e plantas industriais à distância. Desta forma, mesmo sem ter contato direto com o fluxo físico, é possível ter um ótimo nível de informações operacionais, beneficiando o agendamento, a previsão, a contabilidade e o marketing. Esse conjunto de dados deve ter alta confiabilidade e disponibilidade, proporcionando grande desempenho para a cadeia de suprimentos.

Comumente em logística imagina-se um bem como algo material, com sua posição física bem estabelecida. Com a Logística virtual, percebeu-se que o importante é a disponibilidade do produto quando necessário, não importando onde este esteja, nem mesmo se já está fabricado ou não, desde que possa ser disponibilizado quando exigido. A resistência contra este tipo de método vem ainda da forma tradicional de se fazer negócios, onde considera-se importante e necessária a presença do produto físico. Porém, é exatamente a cobrança vinda do mercado que tende a mudar isto. Uma vez que seja possível gerenciar informações ao invés de produtos físicos e isto refletir na redução dos custos, automaticamente todos terão que seguir esta tendência. Retirar esta visão estritamente física do fluxo logístico quebra muitas barreiras, pois, as capacidades de muitos sistemas geograficamente dispersos podem ser combinadas, tornando-os mais enxutos.

Não é necessário manter em estoque toda a demanda de seus clientes, basta garantir que estes bens estejam disponíveis quando solicitados; é possível  melhorar a utilização de  processos produtivos, equipamentos, veículos, itens de estoque e até mesmo espaço livre num armazém.

Para entender como isto é possível, pode-se traçar um paralelo entre o desenvolvimento do setor financeiro e a logística. Antigamente o dinheiro era baseado em metais preciosos (ouro e prata, por exemplo), e as pessoas os guardavam consigo, mesmo tendo os riscos de roubo e os custos com segurança. Os bancos vieram para fazer o papel de agente de custódia desse capital, e em vez de mantê-lo parado começaram a aplicá-lo para conseguir maior rentabilidade. Hoje, sabe-se que os bancos não mantêm em seus cofres valor equivalente aos depósitos de todos os seus correntistas, no entanto, sistemas de informações garantem sua existência virtual.

Outra forma vista atualmente pode ser tomada com base na comercialização de alguns produtos pela BM&F, como a soja e outras commodities. Quando o agricultor vende a soja para alguém ela segue para o armazém do comprador e, a partir deste momento diversas negociações podem ser feitas. Porém, em poucos casos o produto é movimentado. Na maioria das vezes somente há uma troca de papéis e de informações transferindo a propriedade, não a posse. O impacto desta forma de trabalho é, principalmente, a redução dos custos de transporte e de tempo.

Da mesma forma, quando este conceito é aplicado à área de logística, não é necessário manter em estoque toda a demanda de seus clientes, basta garantir que estes bens estejam disponíveis quando solicitados. Mas a logística virtual não se limita a este conceito, com ela é possível ter melhor conhecimento sobre as necessidades nos vários pontos da cadeia de suprimentos, possibilitando uma melhor utilização dos recursos (processos produtivos, equipamentos, veículos, itens de estoque e até mesmo espaço livre num armazém), o que permite alugá-los quando estão ociosos ou remanejá-los para outro ponto da cadeia quando maior capacidade é necessária.

A logística virtual é, assim, um conjunto de técnicas que visam melhorar o fluxo físico através de TI, possibilitando a geração de maior valor agregado ao cliente ao mesmo tempo em que permite aumentar a lucratividade da empresa através de reduzidos custos de movimentação.

O desenvolvimento de sistemas logísticos virtuais

Para obter todas as vantagens que um sistema logístico virtual pode oferecer é necessária a reestruturação da forma de se pensar em logística. Dentre os principais pontos a serem considerados nesta mudança podemos destacar:

– Identificação dos bens em função de sua disponibilidade, como as commodities, e não de sua posição física;

– Separação entre propriedade e controle, para que os bens possam ser acessados à distância;

– Dissociação entre movimentos físicos e de informação;

– Disponibilização, via Internet, das informações sobre as fontes para integração de recursos;

– Integração dos sistemas informatizados dos fornecedores e usuários.

A disponibilidade, principalmente no contexto industrial, não necessariamente significa que o produto deva estar fisicamente exposto. Quer dizer que é preciso que se tenha a garantia de tê-lo quando requisitado. Assim, pode-se evitar ter o produto antes do momento necessário, incorrendo em gastos antecipados de estocagem, transporte, desperdícios e avarias.

A diferenciação entre controle e propriedade se dá por diversos motivos, dentre eles o já descrito acima: muitas vezes quem compra um produto não deseja tê-lo consigo, mas apenas renegociá-lo. Outro exemplo é o de empresas que vendem via internet: se para estas for possível vender os produtos e encaminhá-los diretamente do fabricante ao cliente, sem precisar fazer seus próprios estoques, terão redução de custos, ausência de armazém, ausência de capital em estoques, nenhum custo de obsolescência – devendo apenas ter a certeza da disponibilidade do produto no fornecedor.

A internet tornou-se essencial para a maioria das organizações, seja para fazer negócios, seja para anunciar seus produtos aos clientes. Ela facilita a comunicação, dá informações em tempo real e com isso facilita o planejamento de produção e de entregas. Da mesma forma o uso de softwares para integração entre fornecedores e clientes é algo que vem há muito tempo sendo proposto e discutido. O fato é que muitas vezes não é possível integrar duas plataformas de programação diferentes. Daí a importância das informações na Internet, que pode estabelecer um canal diferenciado com cada parceiro.

Conceitos de logística virtual

Estoques virtuais

Para explicar o funcionamento dos estoques virtuais, recorre-se novamente ao exemplo dos bancos: estes dispõem em caixa aproximadamente 1/12 da soma dos depósitos de seus correntistas, pois há uma baixa probabilidade de todos necessitarem de seu dinheiro ao mesmo tempo. Em um estoque virtual, um operador logístico manteria produtos de vários fornecedores em quantidade suficientes para atender a probabilidade da demanda de seus clientes, pois nem todos os clientes vão precisar do mesmo produto no mesmo tempo. Nestas condições, a quantidade de produtos em estoque pode ser menor se comparada com a condição de cada empresa individualmente estocar seus produtos. Este cenário é exemplificado na Figura 01. Além disso, é possível alcançar maior precisão fazendo previsões agregadas, mais gerais (quantos clientes necessitarão de determinado produto) do que individuais e específicas (qual cliente necessitará de determinado produto). Este conceito funciona muito bem principalmente se o fornecedor estiver localizado geograficamente próximo do cliente.

Para que seja possível implementar os conceitos de logística virtual é necessário que informações relacionadas ao fluxo dos produtos sejam compartilhadas. No caso da venda pela internet, por exemplo, é necessário que a empresa vendedora passe informações sobre o destinatário do produto, sobre quanto ele está pagando, outras compras realizadas por ele ou por clientes na mesma região (que possam ser úteis para agregação da entrega), etc.

O armazém, W, controla o estoque para 8 clientes de A à H.

Cada cliente tem 1 item estocado e o estoque total controlado pelo armazém, W, é de 8 itens. Entretanto, somente 4 itens estão efetivamente presos no armazém, pois isto é suficiente para atender a demanda.  W, no contexto normal, pode ser uma fábrica ou um revendedor, por exemplo.

O estoque está preso em 8 armazéns, de A à H, cada um de diferentes organizações.

Cada armazém contém um item e, no total, 8 itens estão fisicamente presos. Não há possibilidade de intercambiar estoques entre as organizações pois não há informação disponível sobre seus estoques.

Figura 01 – Desenho esquemático de estoques virtuais (a) e convencionais (b)

Vantagens:

(1) O custo de estoque seria reduzido visto que um volume menor de estoque fica preso no sistema;

(2) O custo do armazém seria menor, pois menos espaço seria necessário para estocagem;

(3) O giro de estoque seria maior;

(4) O custo de obsolescência seria reduzido;

(5) Oportunidades de ganhos gerados pelo aumento da centralização, especialização de movimentações, aumento da densidade de estocagem e economia de escala.

Esta forma de trabalho se torna extremamente importante uma vez que, cada vez mais, fala-se que a concorrência está agora entre as cadeias e não mais entre empresas. É verdade que um fornecedor pode entregar produtos para várias empresas concorrentes, mas provavelmente ele será o fornecedor preferencial de uma delas e, portanto, deverá ter uma estratégia claramente definida em relação à isso.

Armazéns virtuais

Com este conceito, não é necessária nem mesmo toda a centralização do estoque. Ele pode estar disperso, pode inclusive ainda nem ter saído do fornecedor primário, desde que os sistemas de informação sejam apropriados para que se consulte a disponibilidade dos itens, ou seja, se eles poderão ser acessados quando solicitados.

Pode-se dizer que agrupar os itens fisicamente sob o mesmo teto geraria economia de escala, entretanto, esta economia pode ser atingida mesmo com a divisão dos armazéns, pois, desta forma, pode-se especializar a movimentação de materiais agrupando-se os bens de características similares, ou mesmo se evitando o custo do transporte para alocar os produtos no mesmo local geográfico sem necessidade imediata. Esta estrutura é resumida na Figura 02.

O armazém é virtualmente combinado, a pesar de estar geograficamente separado.

Neste armazém virtual, W, são controladas 4 diferentes peças em 4 locais diferentes.

O armazém é lógica e geograficamente combinado.

Neste armazém convencional, W, são controladas 4 diferentes peças sobre o mesmo teto. Armazém é mais limitado em espaço e não se pode ter muita variedade de produtos.

Figura 02 – Desenho esquemático de armazéns virtuais (a) e convencionais (b)

É necessário coordenação, manutenção do foco no cliente e na competitividade. Para isso, a estratégia da cadeia, bem como das empresas que a formam, precisa ser compatível. E, ainda, é importante que a tecnologia empregada seja suficientemente segura para proporcionar a confiança de todos.

Cadeias de Suprimentos Virtuais

É prática comum manter certo estoque de segurança de produtos acabados para suprir as demandas dos consumidores e não perder vendas. Mas com o auxílio de um ambiente virtual esta prática deixa de ser uma necessidade, pois, com a informação exata da posição do produto no processo de fabricação na cadeia de suprimentos, é possível considerar este produto, mesmo que ainda não esteja fabricado, como disponível em estoque, naturalmente, respeitando os lead times de produção.

Trabalhando desta forma seria possível não somente dizer quanto tempo o material levaria para sair do fornecedor para chegar a seu destino, mas, também, seria possível ter a informação dos volumes de estoque dos fornecedores, qual a disponibilidade das máquinas no processo produtivo, qual a disponibilidade dos transportadores em fazer a coleta do produto. Enfim, ter-se-ia a exata informação da disponibilidade ou não do produto desejado quando solicitado. Este ambiente é representado na Figura 03.

Esta estrutura apresenta algumas vantagens como:

(1) O ciclo de vida da matéria-prima é geralmente maior que o do produto acabado.

(2) Geralmente a matéria-prima pode ser estocada com melhor aproveitamento de espaço.

(3) Matéria-prima geralmente apresenta menor custo de obsolescência.

(4) Estoque de segurança de matéria prima pode geralmente ser menor que de produtos acabados, pois, normalmente, podem ser repostos com mais facilidade.

Uma desvantagem já destacada é o lead time elevado, mas pode ser superado com avanços tecnológicos e com a correta consideração dos tempos de processamento para se obter o produto final.

Matéria-prima                                       Produção                                          Estoques

O montante de estoque em “C” pode ser reduzido desde que a disponibilidade do produto seja assegurada através da cadeia de suprimentos virtual

Figura 03 – Desenho esquemático de uma cadeia de suprimentos virtual

Controle virtual de estoque

De acordo com a mesma idéia, para suprir as variações de demanda de alguns produtos, é comum manter um estoque de segurança dos mesmos (lembrando que estoques de segurança servem para cobrir variações na demanda ou atrasos nas entregas). Em ambientes de comércio virtual é importante que a informação sobre estoque seja atualizada on-line para o comprador; da mesma forma, que para uma indústria é importante saber se há determinado produto (ou matéria-prima) e quando ele estará disponível para ser usado.

Em uma visão de controle virtual de estoques, como o importante é a disponibilidade dos produtos e não a localização física em si, o estoque de segurança físico pode ser substituído por um estoque virtual, sendo que este se refere aos produtos alocados em qualquer outro lugar ou mesmo em produtos que ainda nem foram produzidos, desde que estes possam estar disponíveis fisicamente quando solicitados (mais uma vez, a informação exata dos lead times é essencial). Na Figura 04 é apresentado um esquema desta configuração.

O estoque de giro, necessário para o andamento do dia-a-dia da organização é mantido inalterado. No entanto, o estoque de segurança interno é reduzido em função de um estoque de segurança localizado fora dos domínios físicos da empresa, sobre os quais ela detém o controle de disponibilidade, e por um estoque de produtos que não necessariamente estão prontos, mas que a empresa tem certeza que podem ser produzidos em um intervalo de tempo determinado e entregues a tempo.

Desta maneira, há uma redução do capital preso em produtos acabados, o que pode gerar redução dos custos totais.

Menores níveis de estoque físico

Maiores níveis de estoque físico

Figura 04 – Desenho esquemático de um controle de estoque virtual (a) e convencional (b)

Entregas virtuais

Em situações onde há um grande número de pedidos, dispersos geograficamente e de grande abrangência, como no caso de distribuição para o varejo – quando é bastante utilizado o transporte de cargas fracionadas – normalmente incorre-se em maiores custos. Mais uma vez pode-se lançar mão de um conceito da logística virtual para contornar este problema: a entrega virtual.

Muitas empresas atuam no mercado através de mais de um canal de distribuição. Uma indústria pode vender diretamente ao varejista, mas pode, também, vender a um distribuidor (intermediário), focando outro segmento de mercado. Tornar esta estratégia flexível pode contribuir para que os diferentes públicos sejam melhor atendidos. Por exemplo, ao necessitar de um produto em caráter de urgência, o varejista solicita à indústria, mas poderia ter dificuldades de fazer a entrega no prazo exigido. Neste caso poderia existir uma transferência de informação da indústria para o intermediário, que atenderia ao cliente final. Assim, o varejista receberia o produto físico enquanto que a fábrica assumiria um compromisso com o distribuidor.

Desta forma, os custos de transporte e o tempo de entrega podem ser sensivelmente reduzidos. As estruturas descritas podem ser vistas na figura 05. E, ainda, poupa-se tempo, pois os pedidos podem ser entregues a partir de um local mais próximo, e também dinheiro, pois o frete é mais barato. Tendo material disponível num prazo menor, no local mais adequado, pode vir a tornar-se uma excelente vantagem competitiva.

Figura 05 – Desenho esquemático de entregas virtuais

Na figura 5 um consumidor “C” faz um pedido para o fornecedor “A”. Entretanto, os custos de transporte entre “A” e “C” são elevados. Para evitar este custo desnecessário a demanda é transmitida para o intermediário “B”, que pode ser, além de um distribuidor, um operador logístico, por exemplo, com igual capacidade de atender as demandas, e este faz a entrega para o consumidor “C”. Com isto pode-se evitar movimentações desnecessárias e até mesmo eliminar conexões na cadeia de suprimentos fazendo possível o acesso direto do fornecedor ao consumidor para maior eficiência da logística.

Produção virtual

Comumente a linha de produção está localizada em um único ambiente em que todos os componentes necessários para produção do produto final são reunidos com este fim. Entretanto, em alguns casos isto pode trazer algumas ineficiências na logística devido ao transporte excessivo das matérias-primas.

Através da conexão das informações de várias plantas através de uma plataforma virtual, pode-se descentralizar o processo de produção, que não precisa necessariamente iniciar e finalizar no mesmo ponto geográfico. Neste ambiente integrado, a produção pode iniciar em uma determinada empresa e o produto, ainda inacabado, pode ser transferido para outra para os trabalhos finais.

O caso da montagem de rodas para caminhões é um exemplo deste processo: se os pneus e os aros são produzidos em lugares próximos, estes podem ser montados na mesma região antes de serem transferidos até a montadora dos caminhões. São dois componentes grandes que necessitariam de dois fretes, mas que se forem parcialmente montadas antes do transporte, reduzem praticamente à metade os custos de transporte.

Em um ambiente de produção virtual as empresas não são limitadas às suas paredes e os vários processos podem estar localizados de maneira a beneficiar a eficiência logística podendo gerar uma redução nos custos totais. Isto tudo é feito ao se utilizar uma tecnologia capaz de proporcionar aos parceiros o compartilhamento de informações sobre o fluxo físico. Desta forma, substitui-se temporária e parcialmente os fluxos de materiais pelo de informação, evitando o transporte de coisas que podem não vir a ser utilizadas.

A utilização dos conceitos de logística virtual discutidos neste artigo propõem o uso de estoques com um enfoque muito mais estratégico, habilitando os participantes das cadeias de suprimentos a discutirem em conjunto seus níveis de serviço, qualidade e confiabilidade de seus prazos.

Considerações Finais

Para se ter a logística virtual em pleno funcionamento é necessária uma mudança na maneira de se pensar na cadeia de suprimentos e na logística, pois a palavra integração tomará uma dimensão nunca antes imaginada. Isto porque além de uma plataforma segura, ágil e confiável para troca de informações via Internet, as empresas envolvidas terão muito a discutir sobre seus níveis de serviço, a qualidade de seus produtos, os preços e prazos praticados, e principalmente sobre a integração e o alinhamento de suas estratégias.

A possibilidade de melhor uso dos recursos logísticos, através da excelência em gerenciamento da informação, é perfeitamente viável podendo trazer redução no custo total do bem oferecido. Entretanto, é necessário cuidado constante com as decisões tomadas dentro deste ambiente devido a sua alta volatilidade. Mas, a mesma volatilidade justifica o uso desta forma de trabalho, uma vez que é possível responder com maior velocidade ao ambiente onde as empresas estão inseridas.

A complexidade que surge para estes novos modelos de gestão das organizações será motivo de muitos estudos, bem como sobre os sistemas de informação capazes de garantirem tamanho fluxo de informação de forma confiável e segura.

No entanto, as soluções apontadas neste artigo já são uma realidade e já apresentam resultados positivos para as empresas que conseguem aplicá-los, especialmente na redução do volume de estoques e diminuição de prazos. Portanto, se a empresa estiver tendo dificuldades em reduzir o volume de estoques e ao mesmo não tendo êxito em atender e ser atendido pelo mercado, propõe-se utilizar os conceitos de logística virtual para quebrar alguns paradigmas.

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