Políticas de gestão de estoques (parte 2/3)

Muitas empresas se confundem quanto à importância de seu estoque e acabam gerando um aprisionamento de suas operações. O estoque deve estar a serviço dos interesses comerciais da empresa e muito bem alinhado com a oferta e com a procura para que não gere problemas no fluxo de atendimento.

Esse problema de origem estratégica é causado quando a empresa não define bem seu mix de produtos – variedade de produtos que uma empresa comercializa para alcançar diferentes clientes ou uma fatia maior de seu segmento comercial.

Definindo os estoques

Quanto maior for o estoque, mais custos haverá com armazenagem e controles. A empresa deve dimensionar seus estoques de forma que ocupe o menor espaço possível e permaneça o menor tempo possível para que haja o retorno de seu investimento também no menor tempo.

É nesse momento que são definidas as funções de estoque máximo e mínimo para os itens, assim como o ponto de ressuprimento, o estoque de segurança, o lote de encomenda… As literaturas dão nomes diferentes a algumas funções, porém todas levam em conta a questão do lote para que se possa precisar o custo por pedido de compra e por ordem de produção. Essas funções são de suma importância e, se administradas em conformidade com os intuitos de produção e de vendas, afasta muitos riscos de stock out – o chamado “furo” no estoque, cujas perdas são incalculáveis por tudo o que ele envolve.

Os processos de gestão dos estoques

Sem os processos de gestão dos estoques, a atividade empresarial fica totalmente vulnerável, e manter estoques sem o monitoramento ideal quase sempre significa falência. Para que se tenha um estoque eficientemente voltado ao atendimento dos interesses da empresa, os processos devem ser específicos para atender três pontos básicos:

– As definições quantitativas elaboradas no momento do dimensionamento do estoque devem seguir os critérios definidos pelo Plano Mestre de Produção e sempre acompanhados para garantir o ajustamento das atividades;

– A tecnologia aplicada deve ser o principal facilitador das atividades gerenciais do estoque. Um sistema confiável permite um nível de acompanhamento assertivo e de fundamental apoio aos demais processos. Para isso, dois outros pontos são observados: a manutenção do sistema para garantir seu perfeito funcionamento e os critérios para alimentação, a fim de garantir a inserção correta de dados;

– As relações organizacionais (aquisição, produção e vendas) devem estar alinhadas para que o estoque contribua para o alcance das metas setoriais. Diferentemente do primeiro ponto, que trata das quantidades, este trata de metas, de perspectivas, de novos fornecedores, de novos produtos e alinha a razão do estoque à missão e à visão da empresa.

Desempenho da gestão dos estoques

Esse ponto bem que poderia fazer parte da estrutura básica dos processos de gestão, mas com a evolução dos acompanhamentos através de indicadores, as tarefas gerenciais, mesmo nascendo em um ambiente básico dos processos, ganham um peso estratégico bastante importante, que envolve todas as circunstâncias administrativas dos estoques e vai além no suporte para tomada de decisões.

Com o acompanhamento da conformidade dos processos por meio do monitoramento e da análise dos custos e do nível de serviço, os indicadores de desempenho representam a ferramenta mais importante da gestão dos estoques. São eles que aproximam a gestão das soluções e auxiliam nas definições de matrizes utilizadas nas políticas de gestão dos estoques, como as definições de lotes já citadas, a classificação dos itens pela sua importância e, com a ajuda do sistema, na transformação de itens em dias de demanda, antevendo problemas de suprimento pela produção interna e pelo mercado fornecedor, prejuízos pela falta de itens, cálculos errados sobre demandas e giro dos itens.

A definição e adoção de modelos para a gestão de estoques serão abordadas na terceira e última parte do estudo. Até lá!

 

Este texto foi revisado por Cíntia Revisa!