Sistemas de Informações Logísticos

Por Andrey Freiberger Campos e Marcelo Bezerra

Nas últimas décadas o mundo dos negócios tem enfrentado sérios desafios decorrentes da mudança da Era Industrial para a Era da Informação. Esta mudança foi em grande parte liderada pelos avanços acelerados na área de tecnologia da informação (TI). Na área de logística, esta rápida evolução implica também em profundas mudanças. A TI aplicada à logística ajuda a reduzir os custos logísticos e redefine organizações e suas interconexões. Neste contexto, os sistemas de informações logísticos (SIL), apoiados pela TI, assumem papel importante no aumento da competitividade logística de uma empresa, na medida que permite coletar, armazenar, disseminar e processar dados com relativa efetividade e rapidez.No entanto, para se entender melhor os SIL, faz-se necessário de antemão entender o conceito por traz de termos mais primários como: dados e informações. Dado: “É qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si, não conduz a uma compreensão de um determinado fato ou situação.” (OLIVEIRA, 2002, p.51) Já a informação, segundo Stair (1998) é um conjunto de fatos organizados que adquiram valor adicional além do fato em si. Ou seja, o que trafega dentro dos SI são dados e não informações, pois de forma genérica, a tecnologia computacional trabalha com código binário, o que caracteriza os SI como manipulador de dados, e não de informações, já que o dado só vira informação quando se faz, de algum sentido, para alguém. A tecnologia computacional não analisa dados ou informações. Todos os processos utilizados (algoritmos) por computadores são previamente programados por alguém, ou seja, o modelo de inteligência computacional vêm de um conhecimento humano, através da linguagem de programação.

Os SI são, na verdade, um conjunto de partes integradas e dependentes entre si, que trabalham com um objetivo em comum, utilizando recursos computacionais. “É uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.” (STAIR, 1998. p.11) Apesar do autor citar em seu conceito “dados e informações”, é questionável o fato de que: o que é dado para alguns, pode ser informação para outros.

Os SIL, segundo BALLOU (2006), podem ser descritos pelas suas funcionalidades e operação interna, já NAZÁRIO (2007) conceitua: “Os sistemas de informações logísticas funcionam como elos que ligam as atividades logísticas em um processo integrado, combinando hardware e software para medir, controlar e gerenciar as operações logísticas.” Apesar do conceito ser semelhante, os autores divergem na subdivisão dos sistemas. BALLOU (2006) os divide em: Sistema de Gerenciamento de Pedidos (SGP), Sistema de Gerenciamento de Armazéns (SGA) e Sistema de Gerenciamento de Transportes (SGT) o que pode retratar um modelo vertical, e NAZÁRIO (2007): Sistema Transacional, Controle Gerencial, Apoio à Decisão e Planejamento Estratégico, que serão estratificados a seguir:

Subdivisão dos sistemas de informações logísticos sob a ótica de Ronald Ballou (2006)

O maior propósito da coleta de informações para as empresas é sua utilização no processo decisório, que vai de medidas estratégicas a operacionais, logo, facilitando as operações do negócio. Segundo o autor, um SIL precisa ser abrangente e ter a capacidade suficiente para permitir a comunicação não apenas entre as áreas funcionais da empresa, mas também entre os membros do canal de suprimentos. Neste sentido, ele pode ser subdividido em três subsistemas principais, que são: 1) sistema de gerenciamento de pedidos (SGP); 2) sistema de gerenciamento de armazéns (SGA); 3) sistema de gerenciamento de transportes (SGT).

Sistema de gerenciamento de pedidos (SGP): Este sistema é o que tem o primeiro contato com o cliente, na procura dos produtos e da colocação dos pedidos. O SGP entra em contato com o sistema de gerenciamento de armazéns para atualizar sobre a situação da disponibilidade dos produtos, a partir dos estoques ou programas de produção. Isso gera uma informação sobre a localização do produto na cadeia de suprimentos, bem como, quantidades disponíveis e até o prazo de entrega.

Sistema de gerenciamento de armazéns (SGA): Pode englobar o SGP ou ser tratado de forma separada, tamanha importância da integração entre os dois sistemas. Em outras palavras o SGP verifica com o SGA a disponibilidade de produtos, para seja conhecido o que a empresa tem para vender. É um sistema que assessora no gerenciamento do fluxo ou armazenamento de produtos nas instalações da rede logística.

O SGA pode ser dividido em cinco funções principais. Entrada: O produto é desembarcado nas docas de recebimento do armazém e identificado por código e quantidade. Estocagem: de acordo com o espaço disponível e nas regas do leiaute de estocagem (definidas previamente e provavelmente em conjunto, do programador com os responsáveis pelo setor) o SGA aloca o produto que chega a um local específico para posteriormente ser tirado. Gerenciamento de estoque: O SGA monitora os níveis do produto nos pontos de estocagem no armazém. Se os níveis atingirem o limite (de acordo com as regras pré estabelecidas) o pedido de reposição é transmitido ao departamento de compras ou diretamente para o fornecedor. Processamento de pedidos e retirada: identifica os itens solicitados nos pedidos. Divide o pedido a fim de adequá-lo às condições de separação e organiza o fluxo do pedido ao longo das diversas áreas de armazenagem a fim de que os itens consigam chegar às docas de embarque com um pedido completo e na seqüência apropriada com outros pedidos, para serem embarcados. Preparação para o embarque: pedidos de clientes localizados na mesma região são escolhidos simultaneamente a fim de chegarem no ponto de embarque e na carroceria do caminhão, contêiner ou vagão ferroviário, ao mesmo tempo.

Sistema de gerenciamento de transportes (SGT): o SGT tem como função principal, cuidar do transporte da empresa e para a empresa. Dá assistência ao planejamento e controle da atividade de transportes da empresa: seleção de modais, consolidação de fretes, roteirização e programação dos embarques, processamento de reclamações, rastreamento dos embarques e faturamento e auditagem dos fretes.

Para o autor, o SGP, o SGA e o SGT, embora focados em diferentes aspectos das operações logísticas, devem comunicar-se de forma integrada para a concretização das operações logísticas. Estes subsistemas só farão sentido para o um SIL consistente se operacionalizados de forma integrada. Caso contrário, boa parte das informações relevantes ao gerenciamento das operações logísticas não estarão disponíveis aos gerentes, prejudicando a eficiência e eficácia do sistema logístico como um todo.

Desafios para ocorrência dos Sistemas de Informações nas empresas

O uso de ferramentas tecnológicas vêm crescendo desde a Revolução Industrial, onde começou-se a substituição de homens por máquinas, nas fábricas. Nota-se que esta substituição sempre ocorreu em níveis operacionais. Mesmo hoje, a tecnologia tem substituído desempenho humano em processos físicos facilmente, através de automação comercial, que proporciona uma série de benefícios, mas nota-se a dificuldade em substituir o desempenho humano em processos lógicos, por tecnologia.

• Integração;

• Desenvolvimento de SI internamente é o mais indicado, porém altos custos e demora na implantação;

• Pacotes (softwares prontos de terceiros) são mais baratos, porém podem não atender as exigências;

• Risco de implantação: a empresa pode pagar pelo software ou desenvolvimento, e a solução fracassar na implantação (perda de recursos);

• Resistência à mudança;

• Não há um responsável, geralmente, pela área de SI desde o início da empresa, logo como o SI não cresce conforme a empresa, a implantação tende a ser mais difícil;

• Analistas de SI sem experiência em assuntos empresariais;

• Implantação de SI aos poucos, geralmente por setores, as vezes, desintegrados, o que pode retratar uma “concha de retalhos” nos SI;

• Geralmente as soluções de SI prontas (pacotes) não possuem foco em logística, quando são soluções para toda a empresa (ERP);

• O maior desafio de todos: Triar as informações relevantes nas “entradas” do sistema.

Informações Gerenciais/Benefícios nos Sistemas de Informações Logísticas

• Localização/direção dos veículos;

• Controle total dos ciclos operacionais;

• Otimização de recursos da empresa;

• Fim dos desvio de rota;

• Acompanhamento dos tempos de carga e descarga;

• Integração com roteirizadores;

• Solução simultânea dos problemas de manutenção;

• Monitoramento do tempo de parada do motorista;

• Padronização, qualidade e pontualidade da entrega;

• Informação mais precisa, e mais valiosa (“Tempo é dinheiro!”);

• Tendência a erro “zero”;

• Incremento no nível de serviço;

• Redução dos custos;

• Redução dos espaços de armazenamento;

• Redução do tempo de manuseio;

• Melhoria na eficiência dos processos logísticos;

• Pode ultrapassar os limites da empresa, facilitando o escoamento das informações;

• Tendência a redução do estoque de segurança;

• Melhora o planejamento da mão-de-obra, níveis de estoque, utilização de espaços.

Reflexões

• Se a integração entre toda a cadeia é tão importante, o fluxo de informações vai correr pelo correio? E-mail? Telefone?

• Como será feito o compartilhamento das informações? Através de um mural? Papel?

• Por que é mais fácil substituir o homem, quando o trabalho é físico e não lógico?

• Até que ponto devo compartilhar informações com os participantes da cadeia?

Bibliografia

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 13. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

STAIR, Ralf M. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. 2. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1998.

BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.