Categorias
Gestão Logística

Matriz GUT: gravidade, urgência, tendência

Quando conversava sobre a necessidade da aplicação do óbvio na Administração e do uso da Curva ABC, me martelava a cabeça a Matriz GUT, também aplicada para priorizar ações, só que sob a ótica da “Gravidade”, da “Urgência” e da “Tendência”; como era óbvia a utilidade de seu emprego e, mesmo sendo tão simples, por que ainda é tão pouco utilizada na Logística?

gravidade-urgencia-tendenciaNão pretendo entrar em detalhes de sua construção que é descrita em vários outros artigos. Minha intenção aqui é incentivar o uso deste tipo de ferramenta bem conhecida, mas ignorada no nosso dia a dia apesar da sua abrangência e facilidade de aplicação. Como dizia um antigo chefe: “é fácil, fácil, não requer prática, nem sequer habilidade”.

Por falar em abrangência, a título de elucubração, proporia até uma nova matriz onde GUT corresponderia a “Gasto”, “Utilidade” e “Tempo”, ou melhor ainda, uma matriz GUTGUT, onde fossem atribuídos pesos a cada um de seus seis fatores. Neste caso, embora pudéssemos ter na relação uma das propostas com maior peso em gravidade ou maior urgência ou ainda maior tendência de piorar; uma outra, que demandasse pequeno custo e curto tempo de aplicação e/ou fosse de muita utilidade (talvez até pré-requisito para outras ações), possivelmente, com base na análise ponderada geral, seria então a prioritária.

Existem ainda diversos outros fatores que podem ser relevantes, tais como: “Governabilidade”, “Impacto” e “Oportunidade” (GIO), passíveis de consideração e não presentes nas matrizes citadas anteriormente. Nossa governabilidade sobre as ações, a avaliação de que grau o momento é oportuno e a percepção do nível do impacto (positivo ou negativo) sobre cada stakeholder podem ser decisivas para a escolha das opções.

Chamo a atenção que tenho tomado o cuidado para não usar os termos: “problema” e “solução”, uma vez que a aplicação deste tipo de matriz, não se restringe a priorizar rol de problemas ou rol de soluções, pois tem uso significativo, não só no MASP e como complementar à análise das 5 Forças de Porter e Matriz SWOT, no suporte à formulação de estratégias, mas também, na definição e priorização de propostas de projetos e de investimentos. Sendo neste último caso, utilizada com frequência a Matriz BASICO (Benefícios para organização; Abrangência de pessoas beneficiadas; Satisfação interna, Investimento necessários, Clientes efeitos percebidos e Operacionalidade da ação), semelhante na construção e nos objetivos da nossa matriz que já poderia estar sendo chamada de GUTGUTGIO. (OBS: não resisto em sugerir uma olhada nos métodos NGT; CPS; QFD; TRIZ e Matriz Pugh, voltados para Serviços – projetos e processos).

Retomando o foco, é fundamental definirmos fatores e parâmetros indicados em conformidade com os nossos objetivos e, a partir daí, relacionar os problemas ou soluções ou projetos etc., atribuindo pesos maiores correspondentes àqueles fatores mais críticos ou significativos à nossa realidade, formando uma matriz que, quantificada, propiciará a avaliação com maior clareza e objetividade.

Finalmente, insisto na necessidade da aplicação cotidiana das técnicas consagradas de gestão, neste caso, adaptando e utilizando efetivamente uma ferramenta que nos auxiliará de forma sistematizada e ponderada (em toda extensão do seu significado) na tomada de decisão. Vamos exercitar esta prática, crie suas matrizes! A falta de tempo é desculpa dos que o perdem por falta de método (Albert Einstein).

Por: Wilson W. A. D’Ávila  –  Administrador com especialização em Gestão da Qualidade.

Categorias
Gestão Logística

Curva ABC

Tem sido tema de algumas conversas minhas o emprego do “óbvio” na administração. Na verdade, acabamos discorrendo sobre sua pouca aplicação, e por que, mesmo sendo o óbvio, não tem uma utilização sistemática na gestão de empresas, de projetos, de serviços e até na própria Logística? Muitas vezes faltam método e bom senso aliados à lógica na análise da situação para o emprego de melhores práticas.

pareto abc 80 20Sabemos bem que nem sempre devemos aplicar automaticamente aquilo que nos parecer o óbvio. As receitas clássicas e/ou passadas de sucesso, não garantem o mesmo resultado no presente. Tudo mudou! Mas é importante o conhecimento e o domínio das técnicas consagradas pelos bons desdobramentos que podem resultar.

Uma das ferramentas óbvias que mais gosto é a Curva ABC de Pareto. Vilfredo Pareto, economista, engenheiro, sociólogo e político italiano, a partir de seu teorema com o Princípio 80/20 (em 1897), desenvolveu o conceito de se focar o essencial distinguindo-o do trivial (de menor significado no contexto), com base em um modelo matemático. Ele defendia que uma maior incidência de impostos aplicados à classe de maior renda, embora sobre poucos, traria um impacto bem maior na receita total desses impostos.

Não entrarei no detalhamento de sua construção. Existe vasta bibliografia a respeito, abordando suas várias aplicações.  Importante ressaltar apenas a simplicidade do conceito, uma vez que basicamente é a classificação em ordem decrescente dos valores atribuídos a cada item do universo considerado e sua representatividade percentual em relação ao total. Com os somatórios acumulados desses percentuais (item a item) é formada a Curva.

No que diz respeito à Logística de Suprimentos, é muito interessante observarmos a inércia na solução de problemas e na lentidão no desenvolvimento de melhores práticas, pela não iniciativa da aplicação do princípio da Curva ABC. No dia a dia, nos defrontamos com oportunidades de melhoria e procrastinamos no ataque às questões em função do volume de análises e ações a empreender.

Nas nossas áreas, necessariamente e sistematicamente temos que (entre outras):

  • Rever e atualizar o design de processos, produtos e serviços;
  • Buscar uma redução no valor de estoque e seu saneamento;
  • Analisar o valor de consumo e equalizar suprimentos e demanda;
  • Efetuar inventários de estoque mais frequentes e melhorar o controle;
  • Rever e ajustar custos e/ou preços dos produtos ou serviços;
  • Discutir com fornecedores (de produtos e serviços) melhores condições e inovações;
  • Dar maior atenção e estreitar relações com os clientes e fornecedores;
  • Avaliar, reduzir ou justificar também os custos fixos e indiretos.

Necessitamos de resultados significativos e imediatos! O óbvio é priorizar!

Um ditado diz que para começar a comer devemos ir pelas beiras. A curva ABC nos orienta no que elevar às beiras.

Sempre que possível, é interessante ilustrarmos nossos argumentos com histórias reais: alguns anos atrás, eu tinha um sério problema num depósito que administrava. Um problema que já me atormentava por meses e envolvia muitos itens, grandes valores e sérias consequências. Eu via sempre a questão como um todo e não conseguia uma solução satisfatória. Comentando com um amigo, recentemente contratado, ele fez a pergunta clássica: quais são os itens mais significativos? Vamos iniciar imediatamente por eles, depois a gente trata do resto. Mais de 50% do problema foi resolvido em 2 semanas  e, algum tempo depois, todo o restante corrigido.

É o óbvio aplicar a Classificação ABC objetivando determinar por onde começar. E isso, em função da representatividade de cada elemento envolvido com base na unidade de medida estabelecida como comum e mais relevante na questão em foco (rentabilidade, faturamento, custo, valor, peso, risco, oportunidade, tempo, distancia etc.).

Cabe ainda ressaltar que o mais importante é o conceito da distribuição da Curva. Não é imperativa a relação “80/20”. Em gestão de estoques, por exemplo, são usualmente utilizadas as curvas decrescentes de Valor de Estoque, Valor dos Itens com Baixa Movimentação (ambas para análise e direcionamento da gestão do imobilizado em estoque) e de Valor de Consumo (para orientação da política de suprimentos). Assim, podemos estabelecer parâmetros diferenciados, fugindo à relação 80/20, conforme exemplificamos abaixo:

Percentual no Valor Total dos Itens      Percentual na Quantidade Total de Itens

Itens A                             70 %                                                                        5 %

Itens B                                 25 %                                                                                    20 %

Itens C                                   5 %                                                                                     75 %

Neste exemplo: 5% dos itens detêm 70% do valor total, ou seja, se existirem em estoque cerca de 1000 itens diferentes, com um valor total de R$ 1.000.000,00,  70% do valor total do estoque (R$ 700.000,00) concentra-se nos 5% que correspondem aos primeiros 50 itens “A”. Portanto, deverão ter atenção prioritária. Já os 750 itens “C” (75% de 1000) são menos significativos, pois somam apenas R$ 50.000,00 (5% do total) portanto, deverão ser observados após e com menor intensidade que os itens ”B”.

Por curiosidade, voltando à origem da Curva de Pareto, um exemplo interessante é o caso da distribuição de renda no Brasil, onde 1% dos mais ricos detinham 13,3% da renda nacional e os 50% mais pobres ficavam com 12,5%. Utilizando o conceito da Curva, se fossem dobrados os impostos daquele 1% mais rico, a metade mais pobre da população poderia deixar de pagar impostos e ainda se arrecadaria mais.

A Curva ABC é uma grande ferramenta de orientação. Vamos explorar mais essa linha de aplicação do óbvio, conversando futuramente sobre Matriz GUT, 5W2H, PDCA, Design e Comakership Interno.

Por Wilson Werther Aguilar D’Ávila: administrador e pós-graduado em Gestão da Qualidade.

Categorias
Gestão Logística

Curva ABC (Classificação ABC ou Pareto)

80 20 pareto curva abc - logísticaA Curva ABC é uma das mais usadas na logística e precisa ser bem entendida. A Curva ABC, também chamada de Classificação ABC ou Teorema de Pareto (em homenagem ao seu criador), nasceu quando Pareto percebeu que 80% da riqueza estava nas mãos de apenas 20% da população. Isto ficou conhecido como regra 80/20 e é muito utilizada em processos administrativos e na logística como veremos a seguir.

Da mesma forma que boa parte da riqueza estava concentrada em uma pequena parcela da população, nas empresas boa parte do trabalho é devido a poucos produtos, a maioria dos custos de estoque deve-se a poucos itens caros e grande parte da receita vem de poucos produtos.

Tendo isto em mente, deve-se direcionar recursos, esforços e pessoal para fazer com os itens mais importantes, mais caros e os clientes mais rentáveis sejam atendidos com atenção especial.

Onde pode ser utilizada a Classificação (ou Curva) ABC ?

Categorias
Gestão Logística

Logística Hospitalar – Gestão de estoques em farmácias

Por: Bruno Alves, Lívia Dias, Lucas Ribeiro e Wanderson Conceição*

logística hospitalar - gestão de estoquesInsumos hospitalares e os medicamentos estocados nas farmácias possuem um custo elevado. Sabemos que no setor da saúde, principalmente em hospitais, os recursos estão cada vez mais escassos, o que obriga aos gestores desses estabelecimentos uma busca por novas metodologias de controle. Este artigo apresenta um estudo de caso analisando, do ponto de vista logístico, o controle de estoques de duas farmácias de hospitais distintos, um público e outro privado. O foco será dado às formas de controle do estoque e à relevância de programas específicos para uma maior economia. Para tanto, estudou-se pela análise ABC o grupo dos medicamentos de preços mais elevados que perderam sua validade no estoque hospitalar. Além da análise ABC, também foram utilizadas outras teorias logísticas como Ponto de Pedido e Lote Econômico de Compras, para melhoria do gerenciamento de estoques.

Dentro de um hospital, as questões focadas na administração de estoque dos medicamentos e a forma de distribuição destes em seus diferentes setores dizem muito em relação a qualidade da prestação de serviços pela farmácia.