Categorias
Carreira

Como liderar uma reunião produtiva

Esteja preparado e trace objetivos

Seja para a realização de um trabalho acadêmico ou para decisão de problemas da empresa, às vezes nos vemos obrigados a liderar uma reunião. As reuniões podem ser seu calcanhar de Aquiles, ou elas podem tornar-se um fórum onde decisões produtivas são tomadas e os projetos seguem em frente. Para garantir que suas reuniões sejam um sucesso e ocorram sem problemas, existem alguns passos simples que você pode seguir e o ajudarão em sua atividade de liderança.

Passo 1: Preparação

Este é um passo crucial para manter sua reunião na linha. Para cada hora planejada de reunião, prepare-se por uma hora. Além disso, não deixe a preparação para a véspera da reunião porque você estará com pressa e provavelmente esquecerá de pontos importantes.

Você deve ter bem claro qual o objetivo da reunião ao entrar em contato com aqueles que participarão do encontro. Veja 4 diferentes tipos de reuniões, cada uma com seu objetivo específico:

1. Informativa: Você repassa informações e atualizações, você responde perguntas do público presente.

2. Exploratória: Você coleta ideias diferentes.

3. Tomadora de decisão: Você selecionará uma ideia ou alternativa dentre várias disponíveis.

4. Relatório de progresso: Você discute sobre o andamento de tarefas ou prioridades específicas dentro da sua alçada (departamento, assunto do trabalho, etc).

O último passo na preparação para uma reunião é entrar em contato com cada um dos participantes que apresentará algo na reunião, para dar-lhes alguma informação prévia e instruções. Você precisa garantir que os envolvidos compreendam o objetivo para que a conversa seja produtiva.

Passo 2: Crie regras e objetivos

Uma habilidade importante que as pessoas precisam aprender é como criar regras básicas logo no início da reunião. Basicamente, você precisa criar expectativa e previsibilidade: o que os participantes poderão esperar dessa e das próximas reuniões com você. Essas regras incluem a participação e presença nas reuniões, uso de celulares e/ou computadores, respeito mútuo, como as discussões serão mediadas e como as decisões serão tomadas. Como você tem feito isso?

Também é importante que todos saibam o objetivo da reunião, que neste ponto você já sabe pois fez bem o seu trabalho no Passo 1. Mas muitos líderes se esquecem de compartilhar essa informação com o grupo. O que se espera conseguir ao final dessa reunião? O que teremos feito ou decidido ao final desta reunião?

Muitas pessoas adoram debater e conversar e discutir, e isso pode levar o encontro para um objetivo diferente do que foi traçado. Usando verbos diferentes como “discutir”, “finalizar” ou “decidir”, você pode guiar os próximos passos com mais clareza. Isso ajuda a limitar a conversa. Veja um exemplo de convite para uma reunião mal feito: “Escutar recomendações do comitê de seleção sobre quem entrevistar”. O objetivo é vago e abre espaço para muitas interpretações, que podem tirar sua reunião dos trilhos. Leia agora esse convite: “Finalizar a lista de candidatos a entrevistar”. Seus colegas saberão imediatamente o que será discutido e decidido.

Passo 3: Como lidar com personalidades fortes?

Às vezes algum participante tentará “roubar” sua reunião, levantando seus próprios tópicos, que divergem dos objetivos e assuntos que você já traçou e estabeleceu. Algumas pessoas tomam a palavra e não dão oportunidades aos outros participantes de se expressarem. Alguns simplesmente não aceitam opiniões diferentes. Veja como reagir se você está liderando uma reunião assim (e tenha certeza de não ser esta pessoa quando você participa de reuniões):

1. Durante a reunião, repita o que a pessoa falou, usando um tom de voz calmo e neutro, e peça aos outros participantes sobre seus pontos de vista. Isso mostra que você escutou o que ele disse, e ao mesmo tempo dá oportunidade aos demais participantes.

2. Converse com a pessoa em particular e dê um feedback, informando que todos devem expressar e respeitar as opiniões durante as suas reuniões.

Passo 4: Envolva o seu público!

Nem toda a responsabilidade sobre o sucesso da reunião deve ficar nos ombros do líder! Todos temos que fazer um esforço consciente para nos engajarmos nas discussões. O principal objetivo de qualquer reunião é que as pessoas saiam dela com a sensação de que fizeram algo, que uma decisão foi tomada e que agora alguma ação será posta em prática. Isto só ocorre depois de uma reunião bem estruturada.

Categorias
Geral Gestão

Importante ou urgente?

Leia urgente!

Quantas vezes você parou para pensar se sua correria é urgente ou importante? Talvez nenhuma. Não dá tempo… Muitas vezes a correria é tão intensa que se alguém lhe perguntar para onde vai, você pode até mesmo não saber nem o porquê de estar correndo.

Isso também é um divisor para chefias e empresas. Chefes mandam com urgência; verdadeiros líderes destacam a importância. Setores que só executam urgências podem deixar de fazer o que realmente é importante. Empresas se perdem em urgências (os chamados incêndios) e não reestudam seus processos importantes. Dessa forma, todos perdem o senso da importância e passam a tratar o que é e o que não é importante como urgente. E tudo se transforma numa correria diária que não tem mais fim. Mas nem tudo é assim, ou não precisa ser assim.

urgente ou importante?Suponhamos que você está prestes a ser atacado por uma serpente na cozinha da sua casa (Pessoal, é só um exemplo… Vamos deixar os bombeiros e o IBAMA fora dessa). O que é urgente e o que é importante entre fugir ou matar a serpente? Para eu não ficar mal com o IBAMA, vamos usar outro exemplo: Se sua sogra veio lhe fazer uma visita, o que é urgente ou importante entre sair e ficar para, numa conversa amigável e educada, tentar provar-lhe que você é uma ótima pessoa e que está cuidando bem do(a) filho(a) dela para que suas visitas sejam menos frequentes? (Também não quero me complicar com as sogras comparando-as com o exemplo das serpentes. Afinal, eu adoro a minha […] serpente que cuido na cozinha).

Os exemplos podem não ser dos melhores. Mas, vivemos fugindo dos problemas, isso é urgente, e não fazemos o importante que é resolvê-los. Matar a serpente é o importante. (Pessoal, isso só vale para o primeiro exemplo. O da sogra não!). Fugir só vai adiar o ataque. Mesmo que você nunca mais vá à cozinha, ela pode lhe surpreender em outro compartimento. Adiar uma solução é fortalecer o problema. Assim como não dá para fugir e matar a serpente ao mesmo tempo, não acredite que uma tarefa pode ser importante e urgente, a não ser que não tenha sido dada a importância merecida. Se fosse importante não seria urgente.

Vejo pessoas em seus setores absorvendo urgências em procedimentos errados sem tempo para corrigi-los. Quando se trabalha com o importante as coisas tendem a estar mais nos trilhos, a urgência é porque algo já deu errado e vai continuar acontecendo, pois há uma  desorganização que não lhe separa do estresse, da falta de tempo e daquele cansaço de tanto ter feito e não ter visto os resultados. Essa falta de gerenciamento do seu tempo pode não partir de você, e sim, do seu setor. Cabe então, reuniões para otimizar um ou outro processo que esteja sendo mal conduzido e gerando retrabalhos ou furos que geram ações urgentes. Não acredite também que não há tempo para cinco minutos para se reunir e discutir, de maneira objetiva, esses pontos. Se realmente não há, a coisa está bem mais séria.

Já vi também, pessoas se destacarem em empresas cujo cardápio diário era urgências. Elas foram à raiz do problema e conseguiram eliminar essas urgências inserindo tarefas importantes que fluem separadamente das normais. Dia menos corrido e mais produtivo. Não ficaram totalmente livres de urgências, pois essas nascem todos os dias, mas precisam ser combatidas com profissionalismo, novas ideias e com muita vontade. Não é muito difícil entender as urgências, basta rastreá-las, após resolvê-las, e identificá-las como importantes ou não. Se importantes, o processo precisa ser reparado, pois alguma coisa está errada. Se não importantes, alguém está conduzindo mal um determinado processo e confundindo prioridades.

A palavra “urgente” já faz parte do vocabulário que substitui a persuasão. Afinal, persuadir exige técnica, sabedoria. É mais fácil gritar “URGENTE!” e tudo fica melhor, mais rápido. Não importa se você está acuado ou acuando, desviando o curso de tarefas, prejudicando processos. Usa-se essa palavra até mesmo substituindo o “por favor” ou o “você pode?”. Por mim, ela já deveria ser incluída no rol das possessivas, pois seu sinônimo é “FAÇA!” e ainda se deixa ser sugestiva: “Faça! Ou…”

Exagerei nos significados porque você pode ganhar muito sem o uso frequente dessa palavra. A condução das tarefas fica mais leal. Use-a quando não tiver jeito e as pessoas acreditarão mais em você. Tem gente que usa para tudo e todos que já se tornou um falseamento.

Já ao acordar, o que é importante lhe espera: família, trabalho, estudos, amigos… Você quem dita o que é importante. Assim, também vai determinar o que se tornará urgente. Saiba que o que deixou de fazer de importante vai se tornar urgente para você ou para outras pessoas. É assim que funciona o mundo das responsabilidades. É assim na Logística.

Boa logística para você!

Categorias
Geral

Se é bom demais para ser verdade, então não deve ser verdade

Matéria publicada no site do Instituto Millenium, de autoria de Rodrigo Constantino.

“Im a great believer in luck, and I find the harder I work the more I have of it.” (Thomas Jefferson) Desconfie de todos os atalhos para o sucesso. Normalmente, o caminho para o sucesso é árduo e longo, repleto de obstáculos. Demanda esforço, trabalho, coragem, tolerância ao risco, dedicação e paciência. Thomas Edison dizia que a genialidade era 1% de
inspiração e 99% de transpiração. As trilhas costumam levar a penhascos com frequência.

Exemplos do cotidiano não faltam. Quem deseja emagrecer, pode tomar aquelas bolinhas para cortar caminho. Não sem graves sequelas. A saúde cobra um elevado preço. O barato sai caro. O mesmo para quem deseja ficar forte num piscar de olhos. Os anabolizantes fazem o serviço parecer mais tranquilo, mas é tudo ilusão. O corpo vai contabilizando com juros o preço da aventura.

Quem deseja conhecimento passa pelo mesmo dilema. Aqueles livrinhos que fazem resumo do resumo para cada filósofo, prometendo Instituto Milleniumaprendizado em apenas 90 minutos de leitura, atraem muita gente com preguiça de beber direto da fonte. Mas ninguém vai conhecer de fato a filosofia de Nietzsche, por exemplo, lendo um livro desses. Para uma conversa de bar, esses livros podem ser úteis. Mas o conhecimento verdadeiro custa mais caro em termos de investimento do tempo disponível.

Os saltos discretos normalmente não ocorrem no progresso da mente ou do corpo. Não há porque ser diferente quando se trata do bolso. Claro que existem exceções. Alguém pode ficar rico de repente, com uma ideia brilhante ou ganhando na loteria. Mas contar com isso é mais do que arriscado: é irresponsável.