Mesmo com o avanço da tecnologia e a criação de novos métodos de gestão, o controle dos estoques continua apavorando as empresas. Aliás, esse processo parece desafiar qualquer ideia que procure aperfeiçoar e cooperar com as mais diferentes formas e necessidades de se controlar um estoque.
Há muito tempo que a gestão de estoques não é presenteada com novas técnicas com foco na sua acuracidade. Há quem diga que processos como Just in time – que é um sistema de administração da produção que determina que nada deva ser produzido, transportado ou comprado antes da “hora certa” – e demais ações ligadas ao gerenciamento da cadeia de suprimentos não passaram com suficiência pelos processos de melhoria contínua que a dinâmica do mercado atual exige. Esse é um campo no qual novas ideias serão sempre bem-vindas. Porém, a visão sobre as vantagens de uma boa gestão de estoques, que seja responsável pelo planejamento e controle de todos os estágios da matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes, parece não muito bem fixada no comportamento do quadro de pessoal. Talvez aqui esteja mesmo a maior dificuldade da atividade.
Embora muitos não concordem, fomos e somos mesmo aculturados com ações de desperdício. Isso pode ser comprovado por várias pesquisas disponíveis na mídia que apontam para um desinteresse da maioria em controlar, conservar e garantir o uso correto de recursos. E dessa forma damos pouca importância aos meios necessários que levem um estoque à quase-perfeição. Não se assimilou ainda, como deveria, que um produto pode ter seu preço, sua qualidade e seu atendimento ao cliente, interno ou externo, bastante melhorado através de um controle de estoques eficiente. O pior disso é que essa falta de visão consegue agravar situações ligadas aos custos de aquisição e de manutenção dos estoques.
Os custos de um Stock out, o chamado “furo” nos estoques, normalmente são impossíveis de serem calculados, pois além do lucro não realizado, não se sabe o que mais a empresa perdeu no mercado com o impacto sobre sua marca, sobre outras vendas e sobre a perda de clientes, além de trazer uma indesejável vulnerabilidade aos seus controles físicos e de sistemas que, entre outras coisas, podem orientar para possíveis desvios aumentando as desvantagens financeiras. Acredita-se que, mesmo com todas as variáveis, um Stock out até possa passar despercebido, mas seus danos serão sentidos em alguma etapa do processo e, geralmente, sempre refletirá no bolso.
Um erro grave, comum a muitos outros segmentos no mercado, é o investimento em meios tecnológicos sem a parceria com investimentos ligados à qualificação das pessoas responsáveis pelos estoques. Uma empresa pode ter um controle magnífico com as pessoas certas e pouca tecnologia e falhar absurdamente com uma tecnologia de ponta nas mãos de pessoas inaptas que lidam com os estoques. A aptidão para lidar de forma responsável e eficiente com estoques não está presente em todos. Controlar estoques não é para quem só quer.
O Stock out transformou-se num importante indicador, mas no mais indesejável, já que se deve evitar, de todas as formas, que ele ocorra. Como indicador, deve ser adaptado para cada caso, contudo funciona como um termômetro dos processos internos apontando falhas que impactam desde a perda de uma venda até paradas importantes na produção. Há casos de empresas de pequeno e médio porte que baixaram definitivamente suas portas devido aos erros sistemáticos em seus estoques, e não quer dizer que grandes empresas também não corram tal risco.
Os danos provocados por Stock outs podem ser setoriais: quando afetam de imediato as informações necessárias para o andamento da rotina, como os limites de estoque mínimo, máximo, ponto de ressuprimento e outros; são intersetoriais: quando se tornam gargalos na produção, compras e geram dificuldades na expedição; e os de ordem externa: quando afetam rotinas de fornecedores e comprometem o atendimento dedicado aos clientes. Sejam quais denominações esses danos recebam, eles estão intimamente ligados e refletem sempre na insatisfação dos clientes, internos e externos.
Nessa batalha diária pelo funcionamento redondo do estoque, a solução paira sobre soldados e sobre o arsenal: a arma certa com o soldado certo. E me permitam continuar com a metáfora: “ganha sempre aquele que nunca considera vencida a batalha, que dirá a guerra”.
Conceitos como S&OP (Sales and Operations Planning), BI (Business Intelligence) e suas análises são ferramentas valiosas mas se você entregar o produto errado ao seu cliente, será mal avaliado…