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Políticas de gestão de estoques (parte 3 final)

A preocupação em aumentar constantemente a confiabilidade dos apontamentos sobre a demanda dos estoques deve nortear os gestores para que as políticas definidas surtam os efeitos desejados através de um estoque enxuto e com maior nível de serviço ofertado aos clientes. Não basta definir parâmetros. Os gestores devem estar voltados para a melhoria contínua dos processos para diminuir o tempo de reposição e os custos, como aderir a programas de qualidade e de monitoramento para o ganho em eficiência dos estoques.

Os sistemas integrados de gestão dos estoques nasceram com a implantação da produção em série e com a difusão do uso dos computadores. Pela modernização e dinâmica da oferta e da procura, muitos modelos foram ganhando espaço, e hoje é impossível que não haja um sistema, por mais básico que seja, para o controle e auxílio ao gestor que precisa saber constantemente quando e quanto ressuprir de cada material.

Há sistemas específicos para determinados segmentos ou de acordo com o porte operacional da empresa. Vejamos os modelos mais conhecidos que figuram na gestão das organizações:

– O modelo ERP (Enterprise Resource Planning), traduzido como Planejamento dos Recursos Corporativos, é um sistema-modelo de informação que integra todos os dados das atividades empresariais através de plataformas que integram desde a produção e a logística até os setores administrativos. Muitos autores tratam o ERP como a evolução do modelo MRP, que, teve suas especificidades até evoluir para o MRP II e abranger os processos produtivos como um todo;

– Os sistemas MRP trabalham com o Plano Mestre da Produção e geram a Lista de Materiais (bill of materials – BOM) com a estrutura dos produtos, que apesar de ser de difícil definição, fazendo com que muitas empresas não consigam executar todos os procedimentos requeridos às atividades, culminou com a evolução do modelo que hoje conta com o MRP I (Planejamento de Recursos Materiais) e com o MRP II (Planejamento de Recursos de Manufatura). Enquanto o primeiro orienta as decisões de “o que”, “quanto” e “quando” produzir e comprar, o segundo abrange também as decisões de “como” produzir utilizando os recursos;

– O WMS (Warehouse Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, é uma ferramenta essencial para a gestão do estoque e para a otimização do espaço através do controle dos processos logísticos. Seu papel na cadeia de suprimentos veio facilitar a gestão ao ponto de reduzir custos e fomentar segmentos como o e-commerce, tornando os serviços mais rápidos e mais precisos e com os menores custos.

Outros sistemas podem assumir funções específicas e ganham destaque em determinados segmentos, porém seus fins estarão sempre voltados ao cumprimento das Ordens de Produção de maneira eficiente e ao chamado “pedido perfeito”, aquele entregue no lugar e dia certos, na embalagem e documentação corretas e para que a pessoa certa traduza o serviço prestado em satisfação plena. Nessas atividades são pautados os indicadores mais importantes, essenciais na composição do que o mercado chama de KPI (Key Performance Indicator), ou os famosos indicadores-chave de desempenho que medem aquilo que foi escolhido como indispensável para avaliar os processos de uma gestão.

As literaturas também fazem referência aos muitos modelos que se adequaram à gestão dos estoques com a evolução dos níveis de produção e de consumo. Algumas técnicas se adequaram à forma globalizada do mercado e se encaixaram em muitos segmentos, como o Just in Time (JIT), que mais que uma técnica ou programa, é visto como uma filosofia, mas por necessitar de células de produção para o trabalho em linha e por sua razão ser a de “puxar” a produção a partir da demanda (Make-To-Order), produzindo apenas o necessário, não se adequa ao tipo de produção (Make-To-Stock), embora muitos de seus princípios são utilizados separadamente em várias atividades, como os cartões Kanban, a melhoria contínua Kaizen e o tratamento com os desperdícios de tempo e de materiais.

Muitos modelos atualmente usam os dados dos pontos de vendas para programar melhor a produção. Assim foi com o Quick Response, surgido no setor têxtil e de confecções norte-americanas que, além da produção, também gera impactos positivos na distribuição e na armazenagem.

Pela extensão do assunto, esses e outros pontos são abordados aqui mesmo no LD e compõem um vasto material pronto para a sua pesquisa. Confira!

 

Este texto foi revisado por Cíntia Revisa!

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Logística

Políticas de gestão de estoques (1/3)

A implantação de uma política de estoques resulta diretamente na fluidez das atividades da empresa por meio de planejamentos concisos para a utilização de seus recursos. O estoque é o principal instrumento que dá seguimento às tarefas da empresa e ele precisa ser dimensionado conforme os padrões adotados para que os setores sejam bem atendidos. Saber o que e quando a empresa tem que comprar para saber o que, quanto e quando deverá produzir,  para assegurar o atendimento e a reposição da forma mais enxuta possível, sem a geração de prejuízos, são os pontos cruciais e pertinentes a uma política de estoques eficiente e desejada por qualquer empresa que perceba seu estoque como seu maior bem – juntamente com seus clientes. Tudo isso com absoluto controle dos custos e conhecendo sua movimentação.

Dentro de uma organização, o estoque é visto de forma diferente pelos setores cujas atividades dependem de um alinhamento entre seu planejamento e a disponibilidade de recursos. Para que o setor de produção não produza além do necessário de sua margem de segurança, para que o setor comercial não eleve demasiadamente o estoque para garantir o atendimento aos clientes, para que o setor financeiro não comprometa seu fluxo de caixa e para que a empresa não exceda seu projeto de capital total investido, é necessária a criação e orquestração de uma política de estoques bem definida e adequada ao tipo de mercado, sendo o estoque o elemento-chave para todo esse controle.

A definição de uma política de estoques

Para a definição de uma política de estoques adequada e eficiente, o objetivo sempre será o menor estoque possível com o maior nível de atendimento aos clientes, internos e externos. Para isso, ao planejar, se faz necessário responder a quatro perguntas:

– Quantos e quais são os itens considerados estratégicos para a operação?

– Qual é a relação de demanda do item (estoque – produção – vendas)?

– Qual é a quantidade necessária e quanto tempo para a reposição?

– Quais são os fornecedores e quais são as alternativas?

O segundo passo está ligado aos métodos para aquisição e armazenagem, aos controles e à manutenção do estoque acerca de sua movimentação – e sempre buscando a movimentação, pois estoque parado é sinal de que algo está errado.

Os processos

Seguindo essa lógica, os métodos também estarão focados nos processos de homologação dos fornecedores para a melhor aquisição, no correto manuseio dos itens no recebimento e na disposição, no melhor layout na armazenagem, em inventários periódicos para a verificação da quantidade e do estado dos itens. As checagens para a reposição do estoque sempre estarão presentes nas etapas dos processos, observando o giro (para evitar aumento de custos com eventuais mudanças ou erros de cálculo) e a validade ou obsolescência de itens.

O cadastramento

Quanto ao controle, o cadastramento correto dos itens em sistemas com seus grupos e subgrupos é extremamente importante e deve ser definido um setor com competências para tal. Geralmente essa tarefa é delegada ao setor de compras ou ao almoxarifado para evitar duplicidades ou entendimentos diferentes acerca da nomenclatura dos itens. O cadastro é a base de todos os controles e, caso haja divergências, todas as tarefas poderão estar em risco.

A flexibilidade

O ponto mais importante a se observar ao definir uma política de estoques é que, mesmo com a definição de metas e com um acompanhamento rigoroso, as normas jamais devem perder sua flexibilização diante das mudanças do mercado, da adequação ou da expansão da empresa e nem das mudanças relativas ao ciclo de vida dos produtos (introdução, crescimento, maturidade e declínio) bem acompanhado pelo departamento de marketing. O engessamento coloca em risco a harmonia entre os setores, a modernização dos produtos, os processos de melhoria contínua, o uso racional do estoque, a satisfação dos clientes e, assim, a própria vida da empresa.

Abordadas as necessidades para implantação de políticas de estoques, prosseguiremos nos próximos artigos falando sobre seu gerenciamento. Até lá!

 

Este texto foi revisado por Cíntia Revisa!

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Gestão Gestão da Cadeia de Suprimentos Logística Supply Chain Management

O que é controle de estoque

A logística é frequentemente visível através dos caminhões que fazem o transporte e dos estoques. Hoje veremos a importância de um bom controle de estoques e sua gestão, os diferentes tipos de estoques e os custos que estão associados a eles.

O que é estoque?

Estoques são os produtos ou mercadorias guardados em reserva para um uso futuro. Estes produtos que compõe o estoque podem ser de matérias-primas, suprimentos, produtos semi-acabados, em preparação, ou produtos finais.

Estoques nem sempre são negativos. Como já vimos, eles servem para satisfazer os clientes que buscam pelos produtos em locais e momentos diferentes daqueles de onde o produto foi fabricado.

O importante é saber fazer melhor com menos estoques!

Custos associados aos estoques

Os custos associados aos estoques podem representar 50% dos gastos de produção, e as pressões são muitas para reduzir os estoques: competidores, melhor integração logística, sistemas just-in-time…

Muitos custos invisíveis estão associados ao controle e à gestão de estoques. Por exemplo, como contabilizar corretamente a manipulação dos produtos pelos funcionários, o espaço no estoque, aquecimento, iluminação, equipamentos, seguro, obsolescência, perdas por quebras e/ou roubos, etc?

Tipos de estoques

Existem vários tipos de estoques, e poder identificar e medir cada um deles é essencial para uma boa gestão!

– matérias-primas: são produtos a serem transformados. Por exemplo, uma empresa que produza bicicletas vai comprar a matéria-prima alumínio para fazer os quadros
– componentes: estes são comprados e colocados no produto final sem modificação. Se o alumínio era a matéria-prima dos quadros, a empresa pode comprar os pneus prontos; os pneus são, portanto, componentes.
– suprimentos: materiais de escritório, limpeza, …
– produtos semi-acabados: são aqueles montados em partes, para depois serem colocados junto ao produto final. Por exemplo, o guidom (ou guidão, dependendo de sua origem) de uma bicicleta pode ser montado à parte, sendo um produto semi-acabado.
– peças de reposição: o nome diz tudo. Exemplos podem ser os pneus ou correias da bicicleta.
– produtos finais: a nossa bicicleta!

Objetivos do controle de estoque

No final das contas, uma empresa quer ter lucro. Portanto, o controle de estoques deve contribuir para dar um bom retorno sobre o capital investido.

Além disso, o estoque deve facilitar o planejamento de produção, satisfazer o cliente oferecendo um bom nível de serviço, e evitar excessos ou falta de estoques.

Como os níveis de estoque dependem do tamanho dos lotes de produção, é preciso entender com clareza o melhor tamanho dos lotes a serem fabricados (ou comprados).

Portanto, devemos poder responder às seguintes perguntas:

Quantas unidades devemos fabricar e onde devemos produzi-las?

Quantos itens devemos comprar e quando devemos fazer esse pedido?

As respostas a essas e outras perguntas virão com o estudo dos lotes econômicos de compras e produção. Mas isso, é assunto pra outro post!

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Gestão Logística

Os danos do stock out

Mesmo com o avanço da tecnologia e a criação de novos métodos de gestão, o controle dos estoques continua apavorando as empresas. Aliás, esse processo parece desafiar qualquer ideia que procure aperfeiçoar e cooperar com as mais diferentes formas e necessidades de se controlar um estoque.

stockoutHá muito tempo que a gestão de estoques não é presenteada com novas técnicas com foco na sua acuracidade. Há quem diga que processos como Just in time – que é um sistema de administração da produção que determina que nada deva ser produzido, transportado ou comprado antes da “hora certa” – e demais ações ligadas ao gerenciamento da cadeia de suprimentos não passaram com suficiência pelos processos de melhoria contínua que a dinâmica do mercado atual exige. Esse é um campo no qual novas ideias serão sempre bem-vindas. Porém, a visão sobre as vantagens de uma boa gestão de estoques, que seja responsável pelo planejamento e controle de todos os estágios da matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes, parece não muito bem fixada no comportamento do quadro de pessoal. Talvez aqui esteja mesmo a maior dificuldade da atividade.

Embora muitos não concordem, fomos e somos mesmo aculturados com ações de desperdício. Isso pode ser comprovado por várias pesquisas disponíveis na mídia que apontam para um desinteresse da maioria em controlar, conservar e garantir o uso correto de recursos. E dessa forma damos pouca importância aos meios necessários que levem um estoque à quase-perfeição. Não se assimilou ainda, como deveria, que um produto pode ter seu preço, sua qualidade e seu atendimento ao cliente, interno ou externo, bastante melhorado através de um controle de estoques eficiente. O pior disso é que essa falta de visão consegue agravar situações ligadas aos custos de aquisição e de manutenção dos estoques.

Os custos de um Stock out, o chamado “furo” nos estoques, normalmente são impossíveis de serem calculados, pois além do lucro não realizado, não se sabe o que mais a empresa perdeu no mercado com o impacto sobre sua marca, sobre outras vendas e sobre a perda de clientes, além de trazer uma indesejável vulnerabilidade aos seus controles físicos e de sistemas que, entre outras coisas, podem orientar para possíveis desvios aumentando as desvantagens financeiras. Acredita-se que, mesmo com todas as variáveis, um Stock out até possa passar despercebido, mas seus danos serão sentidos em alguma etapa do processo e, geralmente, sempre refletirá no bolso.

Um erro grave, comum a muitos outros segmentos no mercado, é o investimento em meios tecnológicos sem a parceria com investimentos ligados à qualificação das pessoas responsáveis pelos estoques. Uma empresa pode ter um controle magnífico com as pessoas certas e pouca tecnologia e falhar absurdamente com uma tecnologia de ponta nas mãos de pessoas inaptas que lidam com os estoques. A aptidão para lidar de forma responsável e eficiente com estoques não está presente em todos. Controlar estoques não é para quem só quer.

O Stock out transformou-se num importante indicador, mas no mais indesejável, já que se deve evitar, de todas as formas, que ele ocorra. Como indicador, deve ser adaptado para cada caso, contudo funciona como um termômetro dos processos internos apontando falhas que impactam desde a perda de uma venda até paradas importantes na produção. Há casos de empresas de pequeno e médio porte que baixaram definitivamente suas portas devido aos erros sistemáticos em seus estoques, e não quer dizer que grandes empresas também não corram tal risco.

Os danos provocados por Stock outs podem ser setoriais: quando afetam de imediato as informações necessárias para o andamento da rotina, como os limites de estoque mínimo, máximo, ponto de ressuprimento e outros; são intersetoriais: quando se tornam gargalos na produção, compras e geram dificuldades na expedição; e os de ordem externa: quando afetam rotinas de fornecedores e comprometem o atendimento dedicado aos clientes. Sejam quais denominações esses danos recebam, eles estão intimamente ligados e refletem sempre na insatisfação dos clientes, internos e externos.

Nessa batalha diária pelo funcionamento redondo do estoque, a solução paira sobre soldados e sobre o arsenal: a arma certa com o soldado certo. E me permitam continuar com a metáfora: “ganha sempre aquele que nunca considera vencida a batalha, que dirá a guerra”.

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Logística Previsão

Sazonalidade: a euforia do coelhinho da Páscoa

Os corredores dos supermercados não nos deixam enganar. Centenas de ovos de chocolate, nos mais variados pesos, embalagens, formas e conteúdos, literalmente despencam sobre nossas cabeças. Já nos shoppings centers, lojas bem montadas nos convidam para a degustação desta doce época do ano.

Para muitos empresários é tempo de vacas gordas, fábricas em três turnos, aluguel de armazéns terceirizados, contratação de promotores e negociações com clientes. Tudo tem que estar bem azeitado para que os ovos cheguem com antecedência ao varejo, mesmo considerando que grande parte das vendas é realizada nos dias que antecedem o domingo de Páscoa.

Apesar da euforia, empresas dependentes de datas comemorativas sofrem com o efeito da sazonalidade, ou seja, a concentração de seu faturamento em determinadas épocas, tais como brinquedos no final do ano e pousadas de praia no verão, as quais lutam para tentar cobrir seus custos fixos nos meses mais fracos do calendário.

Algumas saídas encontradas estão na diversificação de seu portfólio de produtos, aproveitando a capacidade produtiva e a sinergia com seus canais de vendas. Um caso clássico é a empresa Bauducco, cujo carro-chefe em outras épocas, é hoje apenas mais um item no Natal. Biscoitos, torradas, barrinhas, bolos e até produtos específicos para a Páscoa, hoje ajudam a empresa a viver com um fluxo de caixa mais equilibrado.

Um item de extrema importância para estas firmas está na previsão da demanda, ou seja, quanto devo produzir visando o período de alta sazonalidade. Para prestadores de serviços, a capacidade do sistema é seu limitante, tais como quartos de hotéis e assentos em aviões, bem que isso não seja tão verdade, com os constantes overbookings.

Já para as empresas manufatureiras significa perder clientes à concorrência – no caso de falta de produtos – ou ainda amargar com estoques de pouco apelo. Panetones oferecidos por um terço do valor original em pleno mês de Março é um claro sinal que algo não ocorreu como o planejado.

Uma previsão de demanda eficiente evitará além dos altos estoques ou falta de produtos, uma melhor utilização dos recursos fabris e logísticos: alocação e contratação de mão de obra, investimentos extras em ativos fixos, gastos com horas extras, estoques de matérias-primas, armazenagem e frete. Em suma, trará mais lucratividade para a empresa através da redução de custos diretos e indiretos.

Em geral as áreas de vendas e marketing é que se encarregam de montar o forecast ou previsão de vendas, baseados em técnicas quantitativas e qualitativas. A análise de séries temporais é o indicador mais comumente utilizado, o qual supõe que as vendas futuras serão um reflexo do passado. Apesar de eficiente, algumas variáveis devem ser acrescidas tais como grandes negociações esporádicas, promoção de preços, falta de produtos da concorrência e tendências de mercado.

Não por outro motivo saliento a importância de uma sessão complementar, alinhando as previsões obtidas através da análise quantitativa, com opiniões de especialistas de diversas áreas da empresa: vendas, marketing, produção, finanças, compras e logística, os quais com suas experiências passadas e funcionais ajudarão a refinar este número, comprometendo-se em última análise com sua consecução, evitando o jogo de empurra, comum quando algo não dá certo.

Como conclusão, sugiro que as empresas ainda altamente dependentes atuem em duas frentes, uma de curto e outra de longo prazo. Planejamento, métodos e processos, trabalhando na redução dos riscos de falta ou sobra de produtos, assim como na melhoria de sua lucratividade no curto prazo. Lançamento de novos produtos ou entrada em outros nichos de mercado, reduzindo sua dependência de eventos sazonais no longo prazo. Caso contrário, continue acreditando e sonhando com papai noel e coelhinho da Páscoa.

Por Marcos Morita: mestre em Administração de Empresas, professor da Universidade Mackenzie e professor tutor da FGV-RJ. Especialista em estratégias empresariais, é colunista, palestrante e consultor de negócios. Há mais de quinze anos atua como executivo em empresas multinacionais.
professor@marcosmorita.com.br. Fonte Logweb

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Desempenho Logística

Indicadores de desempenho para o planejamento e controle de estoques

Nas matérias sobre os indicadores de desempenho, você já viu exemplos de métricas para avaliar os transportes e também a logística interna (movimentação e armazenagem). E o objeto do transporte e da armazenagem? Estamos falando dos produtos que estarão disponíveis para venda.

Manter os estoques no nível adequado não é uma tarefa fácil. Requer coordenação entre compras, vendas, previsão e planejamento da demanda. Estoques muito alto garantem o atendimento da demanda mas incorrem em custos elevados. Estoques baixos garantem baixos custos de manutenção mas corre-se o risco de perder vendas, que representam um custo intangível muito elevado.

Vejamos alguns indicadores de performances para gestão de estoques:

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Demanda Logística

O que é e como calcular o estoque de segurança – com planilha para download

cálculo do estoque de segurançaPara muitos negócios, manter estoques dos produtos é fundamental. Você já imaginou um supermercado sem estoques? Eles precisam manter em estoques todos os produtos que os clientes possam desejar. Fora do varejo os estoques também têm um papel central: nas indústrias, é preciso ter estoques de matérias-prima para que a produção não seja interrompida.

No entanto, a busca por menores custos sempre empurra os estoques para baixo: queremos ter o mínimo possível de estoques, pois eles representam capital parado, em outras palavras, representam custos.

Para achar o equilíbrio perfeito, duas coisas são fundamentais: uma boa previsão da demanda e o cálculo apropriado para os tamanhos dos estoques, dentre eles, o estoque de segurança.

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Gestão Logística

Curva ABC (Classificação ABC ou Pareto)

80 20 pareto curva abc - logísticaA Curva ABC é uma das mais usadas na logística e precisa ser bem entendida. A Curva ABC, também chamada de Classificação ABC ou Teorema de Pareto (em homenagem ao seu criador), nasceu quando Pareto percebeu que 80% da riqueza estava nas mãos de apenas 20% da população. Isto ficou conhecido como regra 80/20 e é muito utilizada em processos administrativos e na logística como veremos a seguir.

Da mesma forma que boa parte da riqueza estava concentrada em uma pequena parcela da população, nas empresas boa parte do trabalho é devido a poucos produtos, a maioria dos custos de estoque deve-se a poucos itens caros e grande parte da receita vem de poucos produtos.

Tendo isto em mente, deve-se direcionar recursos, esforços e pessoal para fazer com os itens mais importantes, mais caros e os clientes mais rentáveis sejam atendidos com atenção especial.

Onde pode ser utilizada a Classificação (ou Curva) ABC ?

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Demanda Gestão Gestão da Cadeia de Suprimentos Logística Supply Chain Management

Como deve ser planejado o estoque para o Natal

estoques logistica natal Em uma grande rede de varejo, a preparação para as vendas do final de ano visando os presentes de Natal começa muito antes do mês de dezembro. Logo depois de agosto as redes fazem suas previsões de vendas globais, estratificam por mercado, marca e produto para poder planejar a fabricação ou compra dos mesmos.

Esta previsão leva em conta não apenas o market share e dados históricos, mas também dados econômicos, pois nos últimos anos o Brasil tem tido uma migração da população de classes mais pobres para as classes com maior poder de consumo, especialmente para a classe C.

Os dados históricos de vendas são úteis para quantificar o aumento dos negócios em períodos sazonais como é o Natal (igualmente em datas comemorativas como carnaval, dia das mães, dia das crianças, dia dos pais, dia dos namorados, páscoa, etc).

O S&OP (Sales & Operations Planning) é o departamento responsável por unir todos estes dados com a área de vendas e produção para determinar um número em torno do qual toda a empresa deve trabalhar, para não haver distorções.

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Leitura Recomendada

Livros: Logística industrial – almoxarifado e estoques

Nesta semana a recomendação de leitura é da área de logística industrial, com dois livros muito aplicados.

O primeiro é Almoxarifado e Gestão de Estoques que aborda desde o recebimento, guarda e expedição até a distribuição do estoque. O segundo livro é Logística Industrial Integrada, um livro que apresenta exercicios práticos e planilhas para ajudar na compreensão dos conceitos. livro almoxarifado estoquesAmbos são de autoria de Bruno Paoleschi.

No livro Almoxarifado e Gestão de Estoques (Submarino ou Saraiva), o conteúdo é didático e preocupa-se com a parte operacional. Possui várias planilhas para facilitar o aprendizado e a sua aplicação nas empresas, além de uma série de exercícios práticos. Abrange as etapas de planejamento industrial, PCP, produção, engenharia, marketing, gestão da qualidade, recursos humanos, finanças, vendas, manutenção, movimentação dos materiais, fluxos de produção e transportes, todos integrados em uma cadeia logística para atender bem ao cliente e visando a qualidade dos produtos.

livro logistica industrial integradaEm Logística Industrial Integrada é mostrado como a área influencia todas as outras áreas da empresa que fornecem suporte à produção, agregando valor de forma direta ou indireta aos produtos finais e assim atende satisfatoriamente ao cliente.